On a tendance à résumer sa fonction à la prise d’appels téléphoniques et aux aspects organisationnels. Dans l’ombre d’une direction, l’assistante (car ce sont le plus souvent des femmes) a pourtant des missions plus larges et souvent une influence certaine. Une secrétaire est au courant de ce qui se trame au plus haut niveau. Quand elle a des échos du terrain, elle peut choisir de faire passer des messages ou non. On attend donc d’elle de la discrétion et de la confidentialité. D’ailleurs, le mot « secrétaire » ne vient-il pas du mot « secret » ? Elle doit donc impérativement avoir la confiance de toutes les parties prenantes, à commencer par le directeur général. « Je suis là pour faciliter son travail », souligne Christine Zorian, assistante de direction au sein de l’association Agir pour le lien social et la citoyenneté (ALC), située dans les Alpes-Maritimes et employant 500 salariés dans l’urgence sociale.
Changer de registre rapidement
Obtenir la confiance des personnels est aussi un axe important des attributions de l’assistante de direction étant donné l’élargissement fréquent de ses fonctions à des missions de ressources humaines ou de communication interne ou institutionnelle. Ce qui suppose d’être un peu caméléon pour changer de style rapidement. « Mon langage et ma posture sont différents quand je m’adresse aux membres du comité de direction (Codir), au président ou aux collègues. Quand j’assiste au Codir, je suis en retrait. Quand je suis sur mes missions de communication, je dois créer du lien, des moments festifs. Je jongle entre les deux : la discrétion et le relationnel », analyse Ludivine Reimbeau, assistante de direction et chargée de communication à l’Association de parents d'enfants inadaptés (Apei) de la Région dieppoise qui emploie environ 250 personnes.
La transmission d’informations: un enjeu
Pour endosser cette double fonction, une formation est souvent nécessaire. Car les assistantes de direction doivent passer d’une culture hiérarchisée d’informations descendantes dans le cadre de leur rôle classique, à une communication plus directe et horizontale quand elles sont chargées de com’. « La communication est un métier, qui implique de disposer d’une excellente connaissance de la stratégie, de ce que l’on peut dire ou pas et d’être positionné à un niveau d'un chargé de mission, au-delà de celui d’un exécutant pur », estime Maryse Eballard, aujourd'hui retraitée et présidente de la Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat (FFMAS), qui a exercé dans le champ médico-social. Ces missions nouvelles représentent un enjeu pour le secteur, celui d’améliorer la communication des établissements avec les familles, les résidents et les salariés.
Une bonne culture médico-sociale
Faire partie du Codir est de ce point de vue idéal, selon Alice Chieng, assistante du directeur général de l’Institut du travail social (ITS) de Tours, en charge de la communication interne et institutionnelle de l’organisme. « Cela me permet de comprendre les enjeux de la direction et me donne de l’information concrète qui me sert au quotidien », assure-t-elle. Pour mener à bien leurs projets, les assistantes ont en effet besoin d’avoir une bonne connaissance du fonctionnement de leur établissement, mais aussi du milieu social et médico-social dans son ensemble.
Armelle Gegaden
Point de vue
Christine Zorian, assistante de direction auprès d’Agir pour le lien social et la citoyenneté (ALC)
« L'ALC est une association centenaire d’utilité publique qui intervient dans le domaine de l’urgence sociale. En son sein, j’organise les conseils d’administration, les bureaux, les assemblées générales, les séminaires et les réunions. Par ailleurs, en tant qu’assistante du directeur général, je gère son agenda, son accueil téléphonique, les compte-rendu de réunions. Une autre partie de mon poste consiste à coordonner le suivi des demandes de subventions et les réponses d’appels à projets, en lien avec les directeurs. Enfin, je me charge de relayer des informations des financeurs au président. C’est un poste qui nécessite de la rigueur, de la discrétion, de l’organisation et la confiance de toutes les parties prenantes y compris les financeurs. Les données viennent de partout. Il est nécessaire de bien comprendre ce que l’on fait pour diffuser une information claire en toute transparence et dans le respect de la hiérarchie. »
Publié dans le magazine Direction[s] N° 211 - septembre 2022