Un récent arrêté détaille, à l’intention des établissements sociaux et médico-sociaux comme de leurs professionnels, les conditions de gestion et d’accès aux documents présents dans le dossier médical partagé (DMP) des personnes accompagnées. Parmi les personnels concernés qui doivent tous se référer à une matrice d’habilitation pour vérifier leurs droits ? Les médecins, les assistants sociaux ou encore les « professionnels du social et médico-social exerçant des fonctions d’encadrement et d’organisation de l’accompagnement ».
Présentée sous la forme d’un tableau, cette matrice indique, pour chaque type de document (compte rendu hospitalier, prescription de soins, historique des vaccinations…), qui est autorisé à en prendre connaissance et à les télécharger. L’accès à ces données doit toutefois s’avérer « nécessaire à la prise en charge ».
Exigence d’information
À cette habilitation, s’ajoute l’obligation d’informer et de recueillir le consentement des usagers. En pratique, le professionnel doit s’assurer que ces derniers sont avertis au préalable des actions précises qui sont réalisées sur leur DMP (alimentation, consultation et/ou téléchargement de pièces). Et ce de manière écrite, sur un support papier ou numérique [1]. En clair ? L’opposition d’une personne à l’accès des documents de son dossier s’impose à tout personnel, même si ce dernier détient, en principe, des droits en vertu de la matrice d’habilitation. Faute de quoi, il s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu’à cinq ans d’emprisonnement et 150 000 euros d’amende.
Référentiel de sécurité
Par ailleurs, un référentiel de sécurité, approuvé par un autre arrêté, récapitule l’ensemble des conditions qui obligent les professionnels pour sécuriser la consultation et le partage des données des personnes accompagnées. Y figurent de nombreuses exigences liées au respect du règlement général sur la protection des données, notamment en matière de conservation des documents sur des logiciels spécifiques, ou encore de pratiques d’authentification. Il revient particulièrement aux directions de structures de mettre en place en interne « une politique de sensibilisation » vis-à-vis de la sécurité et du DMP.
Arrêtés du 26 octobre 2023
[1] Des modèles sont présentés en annexe du référentiel
Alexia Kretz
Publié dans le magazine Direction[s] N° 225 - décembre 2023