Paie, plannings, formations, évolution des carrières… La gestion des ressources humaines (RH) recouvre une multitude d’activités et de tâches qui nécessitent un outil informatique adapté. Ce, via un logiciel unique ou des solutions plus modulaires.
Des modules de base
Au minimum, l’outil ad hoc doit comporter un module de gestion des données de chaque professionnel (identité, adresse, coordonnées bancaires, etc.), mais aussi pouvoir organiser ses horaires, ses absences, ses interventions… De manière plus globale, le logiciel doit générer certains documents, tels que contrats ou certificats de travail, attestations employeur, états des congés payés…
Quant au logiciel de paie, il doit être interfacé (voire intégré) avec l’outil de gestion de planning. Ainsi, outre l’édition des bulletins de salaire, il produit automatiquement les déclarations dématérialisées de type Dads-U et le calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale, dans le cas d’arrêts maladie, accidents du travail ou congés de maternité.
Second module de base du logiciel, la gestion du planning des équipes, particulièrement importante, plus particulièrement pour des établissements fonctionnant en internat ou ouverts toute l’année sans interruption. L’outil doit donc pouvoir établir les emplois du temps prévisionnels des personnels et en assurer le suivi opérationnel. Dans le meilleur des cas, il sera alimenté par un dispositif de badges, facilitant la déclaration des heures des salariés et permettant une remontée automatique des informations.
Au préalable, il est primordial que les gestionnaires vérifient que la solution envisagée respecte le Code du travail et le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), prend en compte les particularités des conventions collectives du secteur, et qu’elle peut produire états et budgets dans le cadre normalisé.
Un outil fonctionnel
Autre point essentiel : s’assurer de l’implication des équipes qui vont s’en servir. Ce qui exige également que le logiciel soit simple à utiliser et adapté aux différentes catégories de personnels qui l’alimentent. Mais aussi qu’il puisse prendre en charge tous les cas particuliers en matière de gestion RH.
Enfin, la solution retenue doit pouvoir être modifiée régulièrement, en fonction des évolutions réglementaires notamment. À ce titre, il convient de contrôler la capacité de l’éditeur à mener à bien, en temps et en heure, ces mises à jour.
Bruno Ferret
Point de vue
Stéphanie Azé, responsable des dossiers transversaux RH à l’Adapei 35
« Tous nos établissements sont équipés d’un logiciel de gestion des plannings depuis 2015.
Depuis mai 2019, nous l’utilisons aussi pour les travailleurs d’établissements et services d’aide par le travail (Esat). Avant ce déploiement généralisé, nous avons testé la solution au siège, ainsi que dans l’une de nos structures, à Saint-Malo. Elle était la première
à réclamer, dès 2012, la mise en place d’un tel outil pour faciliter la gestion des temps et des activités des personnels. Sur ce chantier, il a fallu vaincre beaucoup de résistances. Celles des établissements, qui craignaient de perdre leur autonomie sur les plannings. Et celles des salariés, qui n’avaient pas confiance dans l’outil et redoutaient de perdre des heures. Pour emporter l’adhésion, il est indispensable de faire preuve de pédagogie, d’expliquer, d’apporter des preuves. Ce qui prend du temps. Aujourd’hui, plus personne ne remet en cause l’existence du logiciel, ni son intérêt. Il nous permet de gérer toutes les équipes de manière équitable, quel que soit l’établissement où elles travaillent. »