Le secteur social et médico-social fait face à de profondes mutations dans un contexte politique qui incite fortement à la restructuration par le biais de la contractualisation et de la coopération. La constitution d’un siège social, notamment dans le cadre des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens (CPOM), est une des voies offertes aux associations pour optimiser leur organisation. Les organismes gestionnaires peuvent prendre en compte une quote-part des dépenses relatives aux frais de siège dans le budget des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Mais cette modalité est subordonnée à l’octroi d’une autorisation par l’autorité administrative compétente. Celle-ci est délivrée pour une durée de cinq ans, renouvelable, sur la base d’un dossier qui permet d’expliquer et de justifier la demande de création d’un siège social.
1 Quelles prestations aux structures ?
Le Code de l'action sociale et des familles (CASF) donne une liste indicative des missions du siège social :
- élaboration du projet d’établissement ;
- amélioration de la qualité du service rendu ;
- optimisation des systèmes d’information ;
- mise en place de procédures de contrôle interne.
Le siège peut également se voir attribuer des missions plus globales et stratégiques :
- mise en œuvre du projet associatif ;
- réalisation de prestations de services pour les établissements ;
- élaboration des CPOM ;
- participation aux réflexions sur les politiques publiques…
Le siège social doit accompagner les ESSMS, mais surtout créer une véritable dynamique en impulsant des actions communes et en instaurant une politique de développement en lien avec les financeurs. L’existence de telles entités capables d’assurer l’animation, la coordination et la dynamisation d’un réseau est un facteur positif pour le champ associatif.
2 Déterminer l’autorité compétente
L’autorité compétente pour statuer sur l’autorisation est déterminée en fonction de l’origine des financements globaux perçus par toutes les structures de l’organisme gestionnaire. Ce montant est calculé en additionnant, pour le dernier exercice clos précédant la demande d’autorisation, les produits de la tarification perçus par les structures.
- Si les financements issus de l’État et de l’assurance maladie représentent plus de 50 % du total, alors l’autorité compétente est le préfet de région ou le directeur de l’agence régionale de santé (ARS) du territoire où sont implantés les établissements et services percevant la part la plus importante. Sous réserve que celle-ci représente au moins 40 % du financement global. À défaut, l'autorité compétente est le préfet de région ou le directeur général de l'ARS du territoire où se trouve le siège.
- Si les financements issus du conseil départemental sont majoritaires, alors l’autorité compétente est le président de la collectivité d’implantation du siège.
À noter. Les tableaux annexés à l’arrêté du 23 décembre 2014, fixant la liste des pièces obligatoires pour la demande d’autorisation, permettent de déterminer l’autorité compétente.
3 Déposer la demande d’autorisation
Pour obtenir l’autorisation, un dossier complet [1] doit être présenté à l’autorité compétente. Il comprend :
- une présentation de l’organisme gestionnaire, notamment son historique, la liste des membres du conseil d’administration et les rapports d’activité des deux précédents exercices ;
- ses statuts, compte de résultat et bilan financier ;
- le rapport spécial du commissaire aux comptes [2] et les conventions avec d’autres organismes ;
- une présentation des structures gérées ;
- un document relatif aux règles de délégation et la présentation des procédures de contrôle interne ;
- une présentation du siège en distinguant les services gérés en commun et ses autres activités ;
- l’organigramme et la fonction du personnel du siège ;
- la présentation des services rendus par celui-ci [3] ;
- son budget prévisionnel ;
- la répartition des quotes-parts des frais de siège entre les établissements et services.
Le dossier à présenter doit être complet et peut s’avérer long à construire. De plus, il nécessite au préalable une réflexion transversale indispensable sur l’organisation, la fonction du siège, et les règles de délégation (rôles du président, du directeur général, des directeurs des établissements et services, attributions des personnels du siège et des structures…).
4 Deux règles de répartition des frais
Une fois le budget de siège calculé, deux règles de répartition sont possibles.
Premièrement, la répartition de la quote-part des frais de siège entre les différents budgets des ESSMS s’effectue au prorata des charges brutes de leurs sections d’exploitation, calculées pour le dernier exercice clos [4]. Cette première modalité impose de négocier chaque année les moyens et donc le budget du siège.
Il existe néanmoins certaines particularités et, pour certains établissements, on peut déroger à la règle.
- Pour la section commerciale des établissements et services d’aide par le travail (Esat), l’article R314-29 du CASF introduit la possibilité que cette répartition se fasse soit sur la base de la valeur ajoutée, soit au prorata de ses charges brutes diminuées des aides au poste.
- Pour les foyers d’accueil médicalisé (FAM) et les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), les frais de siège doivent être uniquement présentés sur la section Hébergement, même s’ils sont calculés en fonction des charges totales.
- Concernant les activités non pérennes (activités saisonnières, chantiers d’insertion sur quelques mois, actions non renouvelables…), il n’est pas pertinent de leur faire supporter des frais de siège. En effet, la perte d’un dispositif entraîne automatiquement une fluctuation des quotes-parts aux désavantages des autres structures, difficilement acceptables pour les financeurs.
Seconde règle de répartition ? Il est possible de négocier une procédure simplifiée pour déterminer les frais sous la forme d’un pourcentage fixe des charges brutes d’exploitation des établissements et services concernés, ce pour la durée d’autorisation. Il s’agit donc d’une procédure allégée, et intéressante puisqu'elle supprime l’obligation de demande annuelle de fixation des frais de siège. Ceux-ci sont ensuite répartis dans chacun des budgets des établissements et services au compte 655 Quote-part des frais de siège.
5 La procédure de tarification
Lorsque l’organisme gestionnaire a opté pour la première méthode, même si l’autorisation de création d’un siège est obtenue, il est impératif de présenter annuellement une demande de prise en charge des frais.
Un arrêté du 12 novembre 2003 prévoit la liste des documents à transmettre, notamment le budget prévisionnel du siège, accompagné de documents obligatoires. Ceux-ci présentent le montant et la nature des frais de siège, et doivent parvenir avant le 31 octobre, simultanément à l’autorité qui a délivré l’autorisation et aux autres financeurs des structures.
Les autorités de financement font connaître, dans un délai d’un mois, leur avis à l’autorité compétente (préfet ou président du conseil départemental) qui communique ensuite au gestionnaire, avant le 31 décembre, par un courrier motivé, le montant et la répartition des frais de siège qu’il envisage de retenir. À compter de la notification de ce courrier, le gestionnaire dispose de huit jours ouvrés pour faire ses observations. À défaut, il est réputé avoir approuvé la proposition.
Ainsi, l’autorisation de création d’un siège ne suffit pas. C’est la procédure annuelle qui permet d’obtenir le financement nécessaire au fonctionnement.
À noter. Ces dispositions ne s’appliquent pas à l’organisme signataire d’un CPOM pour l’ensemble de ses établissements, qui bénéficie d’un renouvellement simplifié de son autorisation de frais de siège [5].
Enfin, plusieurs organismes ayant des personnalités morales distinctes et gérant des ESSMS peuvent créer un siège inter-associatif. La procédure d’autorisation est identique.
6 Les réflexions préalables à mener
La réglementation exige de présenter les règles de délégation et les procédures de contrôle interne dans le dossier de demande d’autorisation. Toute la problématique et la difficulté du montage du dossier demeurent dans ces éléments ; la réflexion sur le fonctionnement interne à mettre en place doit donc être menée en amont (lire l’encadré). En effet, toute l’organisation et la gouvernance associative sont à revoir, et les procédures de contrôle interne sont à réexaminer. L’autorité de tarification s’assure ainsi de l’optimisation de la nouvelle organisation avec un siège social, de la bonne répartition des pouvoirs en interne, des fonctions et du rôle attribués au siège social, et de la formalisation du nouveau fonctionnement afin que chaque acteur puisse comprendre et y trouver sa place.
[1] Arrêté du 10 novembre 2003
[2] Code du commerce, article L612-5
[3] annexe II de l'arrêté du 10 novembre 2003
[4] CASF, article R314-92
[5] Décret n° 2016-1815 du 23 décembre 2016
Aurélie Camroux, experte-comptable et commissaire aux comptes, cabinet Axiome DIS
Une organisation centralisée ou décentralisée ?
Pour obtenir l’autorisation de ses frais de siège, il faut prouver que celui-ci a son utilité dans la gestion des établissements et est source d’efficacité. Parmi les questions à se poser : quel est son rôle au sein de l’association ? Quelle organisation mettre en place ? Quelle position par rapport aux établissements ? Dans une organisation centralisée, le siège se voit attribuer un maximum de fonctions, allégeant les structures (comptabilité, paie, ressources humaines, administration, contrôle…). Il existe dans ce cas une véritable hiérarchie où les fonctions de décision, de gestion, d’administration sont prises au siège, les établissements mettant en œuvre les activités sociales et médico-sociales. Dans une organisation décentralisée, le siège conserve un rôle plus stratégique (animation de réseaux, coordination de l’action, accompagnement des structures, notamment dans les activités nouvelles, contrôle de leurs procédures internes, restructurations, etc.). Et les établissements et services conservent la gestion budgétaire, financière, comptable… De ce choix découleront l’écriture des procédures, des délégations, ainsi que le chiffrage du budget du siège qui sera plus ou moins important selon les fonctions attribuées. La réflexion doit donc être menée en amont.
Références
Code de l’action sociale et des familles, article R314-88
Arrêté du 10 novembre 2003 (liste des pièces prévues relative à la demande d’autorisation) modifié par l’arrêté du 20 décembre 2007
Arrêté du 12 novembre 2003 (liste des pièces prévues relative à la demande annuelle de prise en charge)
Circulaire n° DGAS/5B du 25 janvier 2005 relative aux questions soulevées par la nouvelle réglementation relative aux frais de siège
Instruction ministérielle n° DGAS/5D/2007/309 du 3 août 2007 relative à la mise en œuvre des groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS)
Arrêté du 23 décembre 2014 modifiant l’arrêté du 10 novembre 2003
Publié dans le magazine Direction[s] N° 173 - mars 2019