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Informatique

Tous connectés

29/10/2018 -  Outils de gestion des dossiers des usagers, des projets personnalisés, de facturation, de reporting budgétaire et comptable… Peu de tâches ou fonctions, supports comme cœur de métier, échappent à l’informatique. En particulier lorsqu’il s’agit du pilotage de l’activité des établissementset services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).Que vous soyez technophile de longue date, manager connecté ou non, ce supplément est fait pour vous. Son ambition ? Vous accompagner dans votre réflexion autour de la définition d’un système d’information (SI) adapté à vos besoins et aux enjeux du secteur.Et de vous présenter les prérequis indispensablesà tout investissement informatique, que ce soit en termes de matériels, de solutions, de réseaux ou de services. Objectif ? Vous permettre de faire des choix éclairés. Et surtout sécurisés, notamment concernant la protection des données personnelles des usagerset des professionnels, dans le respect du règlement européen en vigueur depuis mai 2018 qui accroît les obligations des responsables de traitement.À l’heure de la révolution numérique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), au-delà des simples outils techniques, ce sont leurs bonnes appropriation et utilisation par tous qui doivent être pensées et accompagnées.

SOMMAIRE DU DOSSIER :

  • Système d'information, un chantier stratégique
  • La comptabilité, centre névralgique de l’informatisation
  • Un outil ad hoc pour faciliter le travail des professionnels
  • Un logiciel RH personnalisable
  • Priorité à la protection des informations sensibles
  • La GED pour dématérialiser ses documents
  • S’armer contre le piratage
  • Sécuriser les smartphones
  • Choisir le meilleur support pour conserver ses données
  • Anticiper une panne informatique
  • Un poste de travail high tech
  • Les tablettes vont partout
  • Opter pour les alternatives aux géants du Web
  • Des logiciels d'occasion pour réduire la facture
  • Créer une force d’interposition contre les courriels indésirables
  • Le cloud ou l’informatique la tête dans les nuages
  • Gérer les fax par messagerie
  • Doper sa communication grâce à Internet
  • La newsletter, un plus pour le site Web

Nouvelles technologies
Un poste de travail high tech

29/10/2018

Tout système d’information performant nécessite du matériel pour produire, stocker, échanger et publier les données nécessaires au fonctionnement de la structure. Inventaire.

Outil indispensable, la station de travail peut être de deux sortes : soit un ordinateur indépendant raccordé au réseau de la structure, disposant de logiciels sur le disque dur, soit un terminal exploitant des outils et enregistrant les données depuis et sur un serveur central. Cette seconde configuration facilite le déploiement et la gestion des solutions logicielles du service informatique et permet de mieux sécuriser les données lorsque le parc de machines est important. Elle est cependant disproportionnée dans le cas contraire.

Pour les professionnels qui se déplacent souvent, mieux vaut envisager un équipement mobile : un ordinateur portable (voire ultra-portable avec leur écran de 11,6 à 13 pouces de diagonale) ou des appareils moins encombrants comme les smartphones ou les tablettes tactiles si vous n’avez que de la prise de notes, de la lecture de documents et de la consultation d’e-mails (avec un forfait mobile donnant accès à Internet) [1] à réaliser.

Faire bonne impression

L’imprimante reste un outil essentiel au poste de travail. Deux technologies cohabitent sur le marché, à savoir laser et jet d’encre [2]. Avantages des machines laser : un moindre coût à la page, une plus grande vitesse d’impression et un fonctionnement relativement silencieux. À fonctionnalités équivalentes, celles à jet d’encre se distinguent généralement par des prix à l’achat moindres. Si les petites structures peuvent opter pour des périphériques destinés au grand public, les matériels professionnels s’imposent pour un usage intensif. À plus forte raison s’ils sont partagés par de multiples utilisateurs. La mutualisation des imprimantes, voire leur délocalisation du bureau des utilisateurs, permet aussi de faire des économies en achetant moins de machines.

Place aux multifonctions

Quant aux photocopieurs, ils sont peu à peu remplacés par des appareils dits multifonctions, associant imprimante et scanner. Certaines machines font également office de télécopieur, même si cette possibilité est de plus en plus virtuelle. En outre, les multifonctions permettent la numérisation des documents vers les e-mails, leur conversion en différents formats de fichier ou l’enregistrement des données directement sur le cloud [3]. Par rapport à des équipements classiques, le gain est évidemment économique. Le coût d’achat et de maintenance d’une machine multifonctions est bien moindre que le prix de chaque appareil, sans compter que la consommation électrique est réduite. Mais c’est aussi une optimisation de l’espace de travail.

Par ailleurs, il est possible de partager et de gérer à distance les modèles professionnels, qui peuvent aussi être achetés ou loués en longue durée. L’inconvénient de cette dernière option est le coût à l’usage bien plus élevé. En revanche, le contrat de location comprend souvent l’entretien et la maintenance.

[1] Lire Direction[s] n° 96, p. 39

[2] Lire Direction[s] n° 62, p. 40

[3] Lire dans ce numéro, p. 36

Pascal Nguyên

La téléphonie IP

La téléphonie fixe s’est longtemps résumée à une unique technologie, analogique : le réseau téléphonique commuté (RTC). Elle ne nécessite aucune connexion Internet et reste fonctionnelle en cas de coupure électrique. Mais désormais, les structures disposent d’une technologie numérique via Internet : la téléphonie sur IP (ToIP), IP signifiant Internet Protocole. Ses avantages ? Des coûts de communication très avantageux, mais également la possibilité d’être déployée de manière bien plus aisée que la téléphonie RTC. Reste que si la structure est déjà équipée d’un standard (PABX) et de combinés analogiques, passer à la ToIP implique de nouveaux équipements, notamment un standard idoine (IPBX) et des téléphones compatibles. Un investissement d’autant plus conséquent qu’il y a de postes de travail à pourvoir.

À noter. Les plus petits établissements et services (dix postes environ) peuvent privilégier l’externalisation du central auprès d’un prestataire.






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